LAPORAN BISNIS

PENDAHULUAN

Dalam dunia bisnis, persaingan selalu terjadi antara satu perusahaan dengan yang lainnya atau antara seseorang dengan orang lainnya. Persaingan itu baik dalam bentuk meraih keuntungan maupun dalam meraih prestasi. Maka, perusahaan harus lebih mantap dalam bersaing di dunia bisnis, agar tidak tertindas oleh pihak lain. Agar perusahaan bisa berjalan dengan baik, maka perusahaan harus mempunyai laporan perusahaan/laporan bisnis. Laporan ini dibuat dengan tujuan untuk mempermudah dalam menjalankan perusahaan/bisnis kedepannya, berdasarkan data dari laporan bisnis yang dibuat. Laporan bisnis yang dibuat juga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan/bisnis yang dijalankan. Dengan adanya laporan teresebut, seorang manajer telah mempunyai tolak ukur dalam menjalankan perusahaan/bisnis.

PEMBAHASAN

PENGERTIAN LAPORAN BISNIS

Herta A.Murphy dan Herbert W. Hildebrandt mendefinisikan laporan bisnis (business report): suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Sedangkan menurut Himstreet dan Baty, laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupuan lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. Dalam bisnis, secara umum penulisan laporan digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain:

a.       Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan. Misalnya, laporan operasi, laporan kegiatan karyawan.

b.      Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya kebijakan penempatan karyawan.

c.       Untuk memenuhi persyaratan hokum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya, laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuhan).

d.      Untuk mendokumentasikan kinerja, baik untuk kebutuhan internal maupun kebutuhan eksternal. Misalnya, laporan kinerja, laporan perkembangan kegiatan.

e.       Untuk menganalaisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambil keputusan atas isu tertentu. Misalnya laporan riset, laporan justifikasi.

f.       Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru. Misalnya, proposal penjualan, proposal pengembangan produk baru.

JENIS LAPORAN BISNIS

1)      Laporan menurut fungsinya

Jenis laporan ini terdiri atas laporan informasional dan laporan analitis. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberikan informasi. Menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa member rekomendasi. Sedangkan laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberikan rekomendasi. Beberpa contoh dari jenis ini adalah laporana kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, dan proposal.

2)      Laporan menurut subjeknya

Laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akutansi, laporan personalia, dan laporan produksi.

3)      Laporan menurut formalitasnya

Laporan jenis ini dapat dibedakan menjadi laporan formal atau laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat.

4)      Laporan menurut Keasliannya

Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta,dan laporan publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan ataukuasa dari orang lain; laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan; laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan swasta; dan laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara.

5)      Laporan menurut frekuensinya

Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh, laporan penjualan harian; sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.

6)      Laporan menurut jenisnya

Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).

7)      Laporan menurut kegiatan projek

Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan,dan laporan akhir.

8)      Laporan menurut pelaksanaan pertemuan

Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan.  Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisihasil pertemuan atau konfrensi penting.

ISI LAPORAN BISNIS

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yaitu:

1)      Cara Dedukasi (Cara Langsung)

Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut:

·         Eksekutif yang sibuk

·         Lebih suka menentukan sesuatu dengan segera

·         Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral

·         Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah

·         Kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan

·         Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera

·         Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi

2)      Cara Induksi (Cara tak Langsung)

Menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, cara induksi digunakan jika pembaca mempunyai karakteristik sebagai berikut:

·         Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya

·         Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’)

·         Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya

·         Perlu membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja

·         Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi

CARA PEMBUATAN LAPORAN BISNIS YANG BAIK

1)      Membuat topik atau gagasan

2)      Menyusun urutan suatu peristiwa arau kejadian- kejadian

3)      Mendepkrisikan lokasi atau kejadian-kejadian

4)      Menjelaskan suatu proses atau prosedur

5)      Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alphabet

6)      Menyusun urutan tingkat familiaritas

7)      Menyusun sumber-sumber yang digunakan

8)      Pemecahan masalah

KESIMPULAN

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu.

Sedangkan menurut Himstreet dan Baty dalam bukunya “Busines Comunications” mendefenisiskan laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/ lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupuan lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis.

Sumber:

Adler, Ronald B and Jeanne M. Elmhorst.1996. Communication at Work: Principles and practices for Business and Professions Fifth Edition. New York: McGrawH-Hill.

Curtis, dan B. James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional Communication (Terjemahan) Jakarta: PT. Rosda Jayaputra

http://almiyansyahamkashare92.blogspot.co.id/2014/09/materi-komunikasi-bisnis-pengertian.html

Buatlah Surat Penawaran Barang, Jasa dan Kerjasama 

ISM	PT. IMAS SUMBER MAKMUR Jl. Pengadegan Selatan / 53 Kec. Pancoran Jakarta Selatan – Telp. (021) 79198588                                                            Email: ithanmln@gmail.com

                                                                                                               Jakarta, 11 April 2016

Perihal             : Penawaran Barang

Lampiran         : 1 Berkas (Brosur Rincian Barang)

Kepada PT. Ibu Sejati

Di Jakarta

Dengan Hormat,

Dengan surat ini, kami bermaksud memperkenalkan PT. Imas Sumber Makmur yang bertempat di Jl. Pengadegan Selatan No.53 Pancoran, Jakarta Selatan. Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang ‘Sepatu Khusus Anak’ dan telah bekerjasama dengan berbagai perusahaan ternama di Jakarta dan kota-kota besar yang ada di Indonesia.

Berdasarkan informasi yang kami peroleh, PT. Ibu Sejati adalah perusahaan yang menjual berbagai produk anak yang sedang berkembang dan membutuhkan pasokan sepatu anak dengan kualitas baik dan harga bersaing. Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud mengajukan penawaran untuk menjadi pemasok sepatu anak di perusahaan yang Bapak/Ibu kelola.

Kami berharap penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak. Sebagai bahan pertimbangan, pada lampiran brosur tercantum jenis, kode, ukuran, warna, serta harga yang kami tawarkan. Jika perusahaan Bapak/Ibu berminat, kami siap melakukan pembicaraan yang lebih lanjut.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

(PT. IMAS SUMBER MAKMUR)

RINCIAN BARANG

JENIS	Flatshoes	Running Shoes	Boots
KODE	F-231	R-332	B-433
UKURAN	23-30	23-30	23-30
WARNA	Merah, Biru Tua	Hitam, Merah Muda	Cokelat, Merah Marun
HARGA	Rp. 50.000	Rp. 100.000	Rp. 150.000

ISM	PT. IMAS SUMBER MAKMUR Jl. Pengadegan Selatan / 53 Kec. Pancoran South Jakarta – Phone. (021) 79198588                                                            Email: ithanmln@gmail.com

                                                                                                          Jakarta, April 11th  2016

Subject            : Supply of Goods

Attachment     : 1 file (Brochure Detail Item)

Dear PT. Ibu Sejati

In Jakarta

With honor,

With this letter, we intend to introduce PT. Imas Sumber Makmur at Jl. Pengadegan Selatan No.53 Pancoran, South Jakarta. We are a company engaged in the field ‘Shoes For Kids’ and has been worked with various reputable companies in Jakarta and also major cities in Indonesia.

According to the information we got, PT. Ibu Sejati is a company that sells a variety of kids product that are growing rapidly and need a supply of kids’ shoes with good quality and competitive price. Related to this, we intend to submit a bid to become the supplier of kids’ shoes in the company which Mr/Mrs governance.

We hope this deals  can be realized as the form of cooperation that could benefitable for both parties. As consideration, the attachment brochure listed types, codes, size, colors and prices we offer. If the company of Mr/Mrs is interested, we are ready to talk further.

Thus, this offer letter we submit. For your attention and cooperation, we say thank you.

Best Regards,

(PT. IMAS SUMBER MAKMUR)

DETAILS PRODUCT

TYPE	Flatshoes	Running Shoes	Boots
CODE	F-231	R-332	B-433
SIZE	23-30	23-30	23-30
COLOR	Red, Navy	Black, Pink	Brown, Maroon
PRICE	Rp. 50.000	Rp. 100.000	Rp. 150.000

IWD	IMAS WEB DESIGNER Jl. Pengadegan Selatan / 53 Kec. Pancoran Jakarta Selatan – Telp. (021) 79198588                                                            Email: ithanmln@gmail.com

                                                                                                                              Jakarta, 11 April 2016

Perihal             : Penawaran Jasa

Lampiran         :1 Berkas

Kepada PT. Jaya Abadi

Di Jakarta

Dengan Hormat,

Melalui surat ini, izinkanlah kami untuk memperkenalkan perusahaan kami yang bernama ‘Imas Design Corps’. Perusahaan kami bergerak di bidang Teknologi Informasi dengan konsentrasi pembuatan website profile. Menurut informasi yang kami terima, PT. Jaya Konstruksi adalah perusahaan yang menjual berbagai macam produk peralatan musik yang berkembang pesat seiring dengan banyaknya pengunjung yang datang ke perusahaan Bapak/Ibu. Setelah kami melakukan observasi beberapa hari lalu, kami mendapati bahwa perusahaan Bapak/Ibu belum memiliki website toko online.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud menawarkan jasa pembuatan website toko online untuk perusahaan Bapak/Ibu. Jika perusahaan Bapak/Ibu tertarik untuk menggunakan jasa kami, silahkan hubungi nomor telepon 021-79198588 dan kami bersedia untuk melakukan diskusi terkait jasa yang kami tawarkan dengan jasa yang perusahaan Bapak/Ibu inginkan.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(IMAS WEB DESIGNER)

IWD	IMAS WEB DESIGNER Jl. Pengadegan Selatan / 53 Kec. Pancoran Jakarta Selatan – Phone. (021) 79198588                                                            Email: ithanmln@gmail.com

                                                                                                                            Jakarta, April 11th 2016

Subject                        : Services Offer

Attachment     :1 file

Dear,  PT. Jaya Abadi

in Jakarta

With honor,

Through this letter, please allow us to introduce our company named ‘Imas Web Designer’. Our company is engaged in the field of Information Technology with a concentration in profile website creation. According to the information we got, PT. Jaya Abadi is a company that sells a wide range of music tools product that grows rapidly along with the crowds of visitors to the company of Mr./Mrs. After we did an observation a few days ago, we found that the company of Mr./Mrs. not yet have a website store on the internet.

In this regard, we intend to offer website creation services for the company of Mr./Mrs. If the company of Mr./Mrs. Is interested to use our service, contact us via phone number 021-79198588, and we are willing to conduct a discuss related to the service we offer, and the service that the company of Mr./Mrs. want.

So this offer letter we submit, thank you for the attention.

Best regards,

(IMAS WEB DESIGNER)

ISE	PT. IMAS SUMBER ELEKTRONIK Jl. Pengadegan Selatan / 53 Kec. Pancoran Jakarta Selatan – Telp. (021) 79198588                                                            Email: ithanmln@gmail.com

                                                                                                               Jakarta, 11 April 2016

Perihal             : Penawaran Kerjasama

Lampiran         : 1 Berkas

Kepada PT.

Di Jakarta

Dengan Hormat,

Dengan surat ini, kami bermaksud memperkenalkan PT. Imas Sumber Elektronik yang bertempat di Jl. Pengadegan Selatan No.53 Pancoran, Jakarta Selatan. Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang elektronik dan telah bekerja sama dengan berbagai perusahaan ternama di Jakarta dan kota-kota besar yang ada di Indonesia.

Berdasarkan informasi yang kami peroleh, PT.  adalah perusahaan yang bergerak di bidang periklanan yang sedang berkembang dan membutuhkan proyektor sebagai sarana mempresentasikan jasa yang perusahaan Bapak/Ibu tawarkan kepada pelanggan. Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud mengajukan penawaran kepada perusahaan Bapak/Ibu untuk bekerja sama dengan perusahaan kami yaitu menggunakan proyektor yang dibuat oleh perusahaan kami sebagai sarana presentasi.

Kami berharap penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerja sama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak. Jika perusahaan Bapak/Ibu berminat, kami siap melakukan pembicaraan yang lebih lanjut.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

(PT. IMAS SUMBER ELEKTRONIK)

ISE	PT. IMAS SUMBER ELEKTRONIK Jl. Pengadegan Selatan / 53 Kec. Pancoran Jakarta Selatan – Phone. (021) 79198588                                                            Email: ithanmln@gmail.com

                                                                                                             Jakarta, April 11^th 2016

Subject            : Cooperation Deals Goods

Attachment     : 1 file

Dear PT. Minor Ads

in Jakarta

With honor,

Through this letter, we would like to introduce our company, PT. Imas Sumber Elektronik is located at Jl. Pengadegan Selatan No.53 Pancoran, South Jakarta. We are a company engaged in the field of electronics and has collaborated with various reputable companies in major cities in Indoenesia.

According to the information we got, PT. Minor Ads is an advertising company is growing rapidly that require projectors as a medium to present the services that offered by the company of Mr./Mrs. to the client. In connection with this, we intend to submit a bid to the company of Mr./Mrs. to be cooperated with our company by using the projectors made by our company as a medium of presentation.

Our expectation is that this offer can be realized in the form of cooperation that could benefit both parties.

So this offer letter we submit, for your attention and cooperation, we say thank you.

Best regards,

(PT. IMAS SUMBER ELEKTRONIK)